Vérification de l'identité par le notaire au Québec : ce que la loi exige vraiment.
Au Québec, le notaire doit vérifier l'identité, la qualité et la capacité de chaque partie à un acte notarié dont il reçoit la signature — c'est l'article 43 de la Loi sur le notariat (RLRQ c. N-3). Concrètement, la vérification se fait au moyen de deux documents de source fiable et indépendante, dont un avec photographie pour une personne physique, et le notaire doit conserver au dossier une preuve de cette vérification (Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, RLRQ c. N-3, r. 17, art. 5 et 6). L'obligation ne se limite pas à la réception d'un acte : elle vise aussi la réception, le versement ou le virement de fonds.
ATOM Solutions · 21 août 2026 · 9 min
Ce que dit exactement l'article 43
Le texte est court, et sa formulation compte : « Le notaire doit, par tout moyen raisonnable, vérifier l'identité, la qualité et la capacité des parties à un acte notarié dont il reçoit la signature. »
Depuis la réforme de 2023, l'article 43 porte un second alinéa : lorsque la signature d'une partie est reçue par un autre notaire que le notaire instrumentant, en application du septième alinéa de l'article 46, c'est à cet autre notaire qu'il revient de vérifier l'identité, la qualité et la capacité de cette partie. L'obligation suit la signature, pas le dossier.
Ce guide est informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les dispositions citées renvoient à LégisQuébec : vérifiez-les à la source. Pour la portée exacte de vos obligations, référez-vous à la Chambre des notaires du Québec.
L'identité
Êtes-vous bien cette personne. C'est la seule des trois que le règlement chiffre, avec sa règle des deux documents.
La qualité
Le titre auquel la partie intervient : propriétaire, administrateur, liquidateur, mandataire, actionnaire. Une personne peut être parfaitement identifiée et intervenir sans la qualité voulue.
La capacité
L'aptitude à consentir. En cas de doute, la Chambre indique que le notaire peut exiger une preuve additionnelle, par exemple une évaluation médicale.
Le moyen raisonnable
La qualité et la capacité ne sont pas tarifées par le règlement. Elles relèvent d'un jugement professionnel — qui se défend d'autant mieux qu'il est écrit au dossier.
Combien de pièces, et lesquelles ?
L'article 6 du règlement est la disposition la plus consultée, et la plus simple : « La vérification de l'identité se fait au moyen de deux documents de source fiable et indépendante. Dans le cas d'une personne physique, l'un de ces documents doit comporter une photographie. »
Le mot à retenir est « notamment » : la liste du règlement illustre, elle ne limite pas. Un document équivalent d'une source fiable et indépendante peut convenir — mais c'est le notaire qui porte la démonstration du caractère raisonnable de son choix.
Pour une personne morale ou une société, l'article 7 ajoute une obligation distincte, souvent oubliée : prendre les mesures raisonnables pour obtenir et noter au dossier le nom et la profession des administrateurs, ainsi que le nom, l'adresse et la profession de toute personne détenant au moins 25 % des actions ou des parts sociales. Si ces renseignements restent hors d'atteinte, le règlement impose de consigner les démarches effectuées pour tenter de les obtenir.
| Type de client | Ce qu'exige l'article 6 | Exemples donnés par le règlement |
|---|---|---|
| Personne physique | 2 documents, dont 1 avec photographie | Permis de conduire, acte de naissance, carte d'assurance maladie, passeport |
| Organisme (personne morale, société, coopérative, association) | 2 documents de source fiable et indépendante | Certificat de constitution ou d'immatriculation, rapport annuel le plus récent, statuts de constitution ou de fusion, lettres patentes, contrat de société ou d'association |
Quand l'obligation se déclenche-t-elle ?
L'article 5 vise deux situations, et la seconde surprend encore des études.
L'article 5 est également explicite sur la trace à laisser : « Il doit conserver au dossier une preuve de vérification de l'identité. » Le règlement ne prescrit pas la forme de cette preuve — copie des pièces, notes détaillant les documents vus et leurs numéros, fiche d'identification signée. Ce qui compte, c'est de pouvoir la produire à la Chambre des notaires si elle la demande.
La Chambre rappelle par ailleurs que la vérification est personnelle au notaire : elle ne se délègue pas à un collaborateur, et elle suppose d'examiner les documents en présence du client pour écarter les éléments douteux, comme une pièce expirée ou des mentions incohérentes.
La réception d'un acte notarié
Le cas évident. La vérification doit être préalable à la signature, pas régularisée après coup.
Les mouvements de fonds
Réception, versement ou virement de fonds — ou simple instruction à cet effet. Un dossier sans acte notarié peut donc déclencher l'obligation à part entière.
Les exclusions de l'article 3
Les articles 4 à 9 ne s'appliquent pas lorsque le client est une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti. Le règlement définit lui-même ces trois notions, et sa définition d'organisme public est plus large que l'intuition.
Et si la personne n'est pas devant vous ?
C'est ici que se trouve la nuance la plus souvent manquée. Les articles 8 et 9 prévoient bien des mécanismes pour la personne absente — mais ils commencent tous deux par les mêmes mots : « Sauf pour les cas impliquant la réception d'un acte notarié ».
Ailleurs au Canada (art. 8)
Attestation d'un commissaire à l'assermentation ou d'un répondant exerçant l'une des dix-huit professions listées — notaire, avocat, médecin, ingénieur, comptable professionnel agréé, agent de la paix, directeur d'école, pharmacien, entre autres — accompagnée d'une copie conforme à l'original de la pièce vue. Le notaire doit s'assurer que le répondant est inscrit auprès d'un ordre professionnel ou d'un organisme similaire.
À l'extérieur du Canada (art. 9)
Recours à un mandataire, aux termes d'une entente écrite, chargé d'obtenir l'attestation et l'un des documents visés à l'article 6.
La restriction qui change tout
Ces deux mécanismes sont disponibles pour vos autres services professionnels. Ils ne remplacent pas la vérification lorsque vous recevez un acte notarié.
Signature à distance : l'état réel du droit
L'article 46 pose d'abord le principe : l'acte notarié est clos par la signature des parties « en présence physique du notaire instrumentant ».
Le notaire peut exceptionnellement, si les circonstances l'exigent et que cela peut être fait dans le respect des droits et des intérêts des parties, autoriser une partie qui en fait la demande à signer l'acte à distance. Il peut également, si les circonstances s'y prêtent, autoriser un témoin à signer à distance. L'autorisation est révocable en tout temps. Le notaire doit alors s'assurer que les conditions lui permettent d'assurer la qualité de ses services professionnels, la bonne compréhension des parties et la confidentialité des informations échangées.
Vient ensuite l'alinéa qui précise où l'acte à distance est clos et selon quelles modalités réglementaires. Dans le texte officiel, il porte la mention « Non en vigueur ».
Ce n'est pas un cas isolé. La Loi sur le notariat compte, dans sa version consolidée à jour au 7 avril 2026, une vingtaine de dispositions adoptées mais non encore en vigueur — dont l'article 35.1 sur la réception et la conservation des actes en minute sur support technologique. Elles attendent des règlements du Conseil d'administration de la Chambre. Un texte consolidé les affiche à leur place, dans l'ordre des articles : rien ne les distingue, sauf cette mention. Lire l'article sans lire la mention, c'est se croire soumis à un régime qui n'est pas encore applicable — ou l'inverse.
Le septième alinéa de l'article 46, lui, est en vigueur : la signature d'une partie peut être apposée devant un autre notaire que le notaire instrumentant, en présence physique ou à distance, pourvu que le notaire instrumentant reçoive la dernière signature. Elle peut aussi être reçue par un notaire habilité dans un État dont l'ordre professionnel est membre de l'Union internationale du notariat et désigné par le Conseil d'administration, dans les limites territoriales de cet État. Le notaire qui reçoit la signature doit alors inscrire et signer, immédiatement en dessous, une attestation de la réception de cette signature devant lui et de sa date.
Deux pièges de lecture
Aucun des deux ne relève de la subtilité juridique. Les deux se traduisent pourtant par des citations fausses, y compris dans des réponses produites par des assistants d'intelligence artificielle.
Citer une loi abrogée
Le corpus québécois contient deux « Loi sur le notariat » : le chapitre N-2, abrogé le 24 octobre 2023, et le chapitre N-3, en vigueur. Les deux restent en ligne chez l'Éditeur officiel et les moteurs de recherche remontent régulièrement le premier. Le bandeau de date en tête du document tranche en une seconde.
Confondre le régime professionnel et le régime fédéral
Les obligations décrites ici viennent de la loi québécoise et du règlement de la Chambre, pas du régime fédéral de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité. Ce sont deux corpus distincts, et c'est le règlement professionnel qui fixe la règle des deux documents.
Les étapes en bref
Déterminer si l'obligation s'applique
Elle se déclenche dès qu'il y a réception d'un acte notarié, ou réception, versement ou virement de fonds, ou instructions à cet effet (N-3, r. 17, art. 5). L'article 3 écarte les institutions financières, les organismes publics et les émetteurs assujettis, chacun défini par le règlement lui-même.
Obtenir deux documents de source fiable et indépendante
Pour une personne physique, l'un des deux doit comporter une photographie. Permis de conduire, acte de naissance, carte d'assurance maladie et passeport sont les exemples du règlement ; la liste est introduite par « notamment » et n'est donc pas limitative.
Examiner les pièces personnellement
La Chambre rappelle que la vérification ne se délègue pas à un collaborateur. Elle suppose d'examiner les documents en présence du client et d'écarter les éléments douteux : date d'expiration dépassée, mentions incohérentes, altérations.
Vérifier aussi la qualité et la capacité
L'article 43 vise trois choses, pas une. La qualité, c'est le titre auquel la partie intervient ; la capacité, son aptitude à consentir. Le règlement ne les chiffre pas : elles relèvent du « moyen raisonnable », donc d'un jugement qu'il faut documenter.
Compléter le portrait pour un organisme
Pour une personne morale ou une société, l'article 7 impose de prendre les mesures raisonnables pour noter les administrateurs et toute personne détenant au moins 25 % des actions ou des parts. À défaut de les obtenir, il faut consigner les démarches entreprises.
Conserver la preuve au dossier
L'article 5 exige une preuve de vérification conservée au dossier, sans en imposer la forme : copie des pièces, notes détaillant les documents vus, ou fiche d'identification. Elle doit pouvoir être produite à la Chambre des notaires sur demande.
Termes définis
- Notaire instrumentant
- Le notaire qui reçoit l'acte et le clôt par sa signature. Lorsqu'une partie signe devant un autre notaire, c'est ce dernier qui vérifie l'identité, la qualité et la capacité de cette partie, mais le notaire instrumentant reçoit la dernière signature.
- Qualité
- Le titre auquel une personne intervient à un acte : propriétaire, administrateur, liquidateur, mandataire, actionnaire. Distincte de l'identité, elle fait partie des trois vérifications imposées par l'article 43 de la Loi sur le notariat.
- Source fiable et indépendante
- Qualification exigée des deux documents servant à vérifier l'identité (N-3, r. 17, art. 6). Le règlement en donne des exemples — permis de conduire, acte de naissance, carte d'assurance maladie, passeport — sans en faire une liste limitative.
- Disposition non en vigueur
- Texte adopté par le législateur mais dont l'application est reportée, souvent jusqu'à l'adoption d'un règlement. La version consolidée l'affiche à sa place dans l'ordre des articles, précédé de la seule mention « Non en vigueur ».
Questions fréquentes
Combien de pièces d'identité un notaire doit-il exiger au Québec ?
Deux documents de source fiable et indépendante. Dans le cas d'une personne physique, l'un des deux doit comporter une photographie. C'est l'article 6 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (RLRQ c. N-3, r. 17), pris en application de la Loi sur le notariat.
Quelles pièces d'identité sont acceptées par un notaire ?
Le règlement cite le permis de conduire, l'acte de naissance, la carte d'assurance maladie et le passeport. La liste est introduite par « notamment » : elle illustre sans limiter. Un autre document d'une source fiable et indépendante peut convenir, le notaire devant pouvoir justifier le caractère raisonnable de son choix.
Le notaire doit-il conserver une preuve de la vérification d'identité ?
Oui. L'article 5 du règlement lui impose de conserver au dossier une preuve de vérification de l'identité. La forme n'est pas prescrite : copie des pièces, notes détaillant les documents vus, ou fiche d'identification. Le notaire doit pouvoir la produire à la Chambre des notaires du Québec sur demande.
Un notaire peut-il vérifier l'identité à distance ?
Pour une personne absente ailleurs au Canada, l'article 8 prévoit l'attestation d'un commissaire à l'assermentation ou d'un répondant, accompagnée d'une copie conforme. Pour une personne à l'étranger, l'article 9 prévoit le recours à un mandataire par entente écrite. Mais les deux articles excluent expressément les cas impliquant la réception d'un acte notarié.
La vérification d'identité peut-elle être faite par un employé de l'étude ?
Non. La Chambre des notaires rappelle que la vérification est personnelle au notaire et ne se délègue pas à un collaborateur. Elle suppose d'examiner les documents en présence du client pour écarter toute anomalie, comme une pièce expirée ou des mentions incohérentes.
Quelle loi encadre la vérification d'identité par le notaire au Québec ?
La Loi sur le notariat, RLRQ c. N-3, article 43, et le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, RLRQ c. N-3, r. 17, articles 3 à 10. Attention : le chapitre N-2, qui porte le même titre, est abrogé depuis le 24 octobre 2023 et reste pourtant accessible en ligne.
Faut-il vérifier autre chose que l'identité ?
Oui. L'article 43 vise l'identité, la qualité et la capacité. La qualité est le titre auquel la partie intervient — propriétaire, administrateur, liquidateur, mandataire ; la capacité est son aptitude à consentir. Le règlement ne chiffre que l'identité : les deux autres relèvent du moyen raisonnable, donc d'un jugement qu'il vaut mieux documenter au dossier.
Vérifiez quelle version du texte s'applique, sans la chercher.
Demandez une démonstration : apportez un acte réel et regardez l'outil citer chaque disposition à sa source, avec sa date d'entrée en vigueur. Le notaire valide, signe et tranche.
Assistant — ne constitue pas un avis juridique. Le notaire valide, signe et tranche chaque acte.